Принципы эффективного использования рабочего времени |
Опыт работы руководителей показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать своё время более эффективно, может осуществить и своё желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, допускают часто ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок: перенос принятия решения проблемы на завтра. Эта ошибка - самая распространённая. Главная причина такой ситуации - наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему нужно решать сразу, не откладывая на потом. Выполнение работы не до конца. Быть до предела занятым и работать хорошо наверное не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их [2]. стремление сделать всё сразу. Одновременное решение нескольких проблем - это самый верный путь к стрессам и неврозам. Очень часто руководящие работники тратят своё время и силы на выполнение той работы, которую они могли бы поручить своим подчинённым. рабочее время руководитель рационализация неумение правильно разграничить функции между подчинёнными. отсутствие чёткого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивает организацию. желание в случае неудачи переложить всю вину на подчинённых. К сожалению, многие руководители часто перекладывают всю свою вину на плечи подчинённых; полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг; Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. По этому поводу Л. Зайверт выделил тридцать самых главных причин потери времени: нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; плохое планирование трудового дня; личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол; чрезмерное чтение корреспонденции; скверная система досье; недостаток мотивации (безразличное отношение к работе); поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров; недостатки кооперации или разделения труда; отрывающие от дела телефонные звонки; незапланированные посетители; неспособность сказать "нет"; неполная, запоздалая информация; отсутствие самодисциплины; неумение довести дело до конца; отвлечения (шум и др.); затяжные совещания; недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям; отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь; болтовня на частные темы; излишняя коммуникабельность; чрезмерность деловых записей; синдром "откладывания"; желание знать все факты; длительные ожидания (например, условленной встречи); спешка, нетерпение; слишком редкое делегирование (перепоручение) дел; недостаточный контроль за перепорученными делами [4]. Таким образом, резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, что нужно, и делать все как можно быстрее. Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для делам. Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное. |