Определение реальной потребности в кадрах является ключевым моментом в оптимизации структуры персонала, повышении эффективности его работы и исходной точкой планирования резерва. Однако наряду с расчетом фактической потребности, необходимо делать краткосрочный прогноз потребности компании в новых кадрах на основе статистики оборота персонала, а также прогноз с учетом среднесрочного и долгосрочного планирования развития компании в целом.

Так же необходимо учитывать и документационную часть в движении персонала, не соблюдение которой ведёт к нарушению существующего законодательства. В состав кадровой документации (необходимой для перемещения персонала в организации) входят следующие документы:

Трудовой договор (контракт);

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

Личная карточка (форма № Т-2);

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

Личные заявления работников предприятия;

Графики отпусков;

Докладные записки;

Акты.