Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей - это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление [1, 18].

Архивная опись дел (далее - опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно - для дел по личному составу и отдельно - для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения - в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.

Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3,12 "Основных правил работы архивов организаций" 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости - подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива) [1, 290].

Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.

В основном, описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу - только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности - приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см. "Основные правила работы архивов организаций" 2002 года.

Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.

По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. "Основные правила работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями "Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу", далее "Рекомендации" (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел: личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций); трудовых договоров (соглашений); судебных дел; следственных дел; особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций); дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).

Это все категории документов, к которым в обязательном порядке требуется составление внутренней описи. Во всех остальных случаях для упрощения делопроизводства организация может принять решение о составлении внутренних описей для иных категорий документов. Наиболее часто внутренние описи составляются для приказов по основной деятельности и по личному составу, а также для лицевых счетов.