Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих действий.

Делопроизводство представляет собой полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

От правильной организации делопроизводства, наиболее полной его механизации и автоматизации зависит эффективность управления в целом.

Документирование - это создание документов, то есть их подготовка, составление, оформление и изготовление. Процесс документирования достаточно сложен. Скорость рукописного составления черновика в 80 раз меньше скорости мышления и в 20-25 раз за обычную скорость речи. Следует учитывать, что вспомогательные операции при работе с документами (процесс фиксации мысли на бумаге, запись различных сведений, арифметические подсчеты, печати, сверки, исправления, сбор подписей, согласование, визирование, утверждение) преобладают над формированием информации, которую предполагается преобразовать в документ.

Это объясняется несовершенством документирования, нехваткой технических средств работы с документами. Организация работы с документами - является создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. В организации работы с документами важное значение имеет повышение оперативности прохождения документов по стадиям управленческого процесса и уменьшения затрат труда и времени на эту работу. От 30-45 процентов своего рабочего времени специалисты тратят на выполнение работы с документами. Поэтому организация работы с документами должна быть строго подчинена принципу деловой необходимости.

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен обладать информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и увольнять работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Учет кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации независимо от количества личного состава.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:

1) о количестве работников по категориям, профессиям, квалификации, образованию, стажу работы, полу, возрасту и другим признакам;

2) об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;

3) о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

4) о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;

5) о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.

Чтобы получать упомянутые и другие данные о личном составе кадровая служба ведет соответствующую кадровую документацию.

Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовки и воспитания). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельного человека с учреждением.

По функциям управления кадрами выделяют следующие основные группы документов: