В состав кадровой документации входят следующие документы:

1) трудовой договор (контракт);

2) приказ (распоряжение) о приеме на работу;

3) личная карточка;

4) учетная карточка научного работника;

5) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

6) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

7) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);

8) табель учета рабочего времени;

9) личные заявление работников предприятия;

10)графики отпусков;

Некоторые документы были изложены выше.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника (Приложение Б).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы ООО «Т Престиж». Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности.

Личная карточка

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника, как уже было сказано ранее.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) применяется при оформлении увольнения работников.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Личные заявления работников предприятия

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

Исходя из вышеизложенных документов, входящих в состав кадровой документации, можно составить «График документооборота по учету труда» (Приложение Г), в соответствии с методическими рекомендациями по применению форм документов первичного учета на сельскохозяйственных предприятиях [59].

График документооборота по учету кадров позволит усовершенствовать работу по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Таким образом, при правильном создании, формировании, а также набора квалифицированного персонала кадровой службы на предприятии ООО «Т Престиж» позволит решить проблемы, связанные с информационным обеспечением, а имеенно: первичные и вторичные источники информации, необходимые для принятия правильного решения по управлению персоналом.