Одна из важнейших задач внедрения технологии бюджетирования хозяйственных расходов -- обеспечение контроля платежей по смете. Функции контроля предполагают согласование платежей со всеми подразделениями, ответственными за расходование средств. В процессе согласования платежей могут участвовать:

· планово-экономические службы, контролирующие расходование общекорпоративного бюджета;

· обслуживающие (сметообразующие) подразделения, отвечающие за бюджеты своих направлений, к ним относятся службы автоматизации (бюджет на закупку программного и аппаратного обеспечения), АХО (хозяйственные бюджеты) и пр.;

· потребляющие подразделения, формирующие заявки на приобретение товаров и услуг;

· финансовые службы (бухгалтерия), контролирующие и исполняющие платежи.

Для согласования бюджетных заявок применяются технологии документооборота.

На практике можно встретить три варианта решений для автоматизации функций контроля хозяйственных расходов: без документооборота, с документооборотом, с элементами документооборота.

Первый вариант можно назвать временным решением, он используется при наличии налаженной системы бумажного документооборота. В случае, когда руководство ставит задачу получить первый результат от автоматизации (отчетность по смете) в короткие сроки, внедрение осуществляется поэтапно, при этом реализация функций документооборота получает самый низкий приоритет. Следует отметить, что временное решение не должно стать постоянным, иначе не будет гарантирована эффективность процессов контроля затрат.

Такой подход к внедрению системы бюджетирования хозяйственных расходов был использован и в ОАО «ТрансКредитБанк». Процессы согласования и утверждения заявок организованы следующим образом. Заявка на платеж поступает от подразделения в виде бумажной формы документа в плановую службу, где осуществляется ее ввод в систему и проверка на соответствие лимитам расходов. Заявка, прошедшая по лимиту, утверждается для оплаты. В случае превышения лимитов, решение об отклонении или разрешении заявки принимает плановая служба либо, при важных платежах, заявка вне бюджета утверждается на уровне Совета директоров. Утвержденный бумажный документ передается в бухгалтерию, где в АБС фиксируются проводки оплаченных документов. В системе бюджетирования автоматизировано выполняются следующие операции над документами: акцептование утвержденных заявок и квитовка заявок с фактическими платежами из АБС. Автоматизированная технология ведения сметы без документооборота была внедрена за 4 месяца. В результате менеджмент банка получил возможность детально анализировать затраты, выпуская план-факт отчеты по смете. Руководство банка имеет возможность контролировать затраты подразделений. Плановая служба избавлена от рутинных операций по сверке заявок с лимитами, оптимизирован процесс утверждения заявок. В ближайшее время банк планирует перейти к следующему этапу реализации решения: автоматизации документооборота. Система бюджетирования с документооборотом обеспечивает максимальный контроль хозяйственных затрат, позволяет оптимизировать процесс согласования заявок (снижаются трудозатраты каждого участника согласования расходов), а также избавляет от применения бумажных форм заявок. В реальных проектах встречается два архитектурных решения: система с встроенным документооборотом и интегрированная платформа, объединяющая систему бюджетирования с внешними инструментами документооборота.