2.2.6 Организация внемашинной информационной базы

Принципы построения внешней информационной базы:

) соблюдение требований регламента в части ответственных за составление документов;

) соблюдение требований к оформлению документов в соответствии с установленными юридическим отделом шаблонами;

) согласованность всех видов договоров между собой;

) своевременное оформление всех документов;

) достоверность содержания документов.

Места хранения документов:

) электронные документы хранятся на рабочих местах начальника ОТК, его заместителя.

) бумажные документы рассортированы по папкам и хранятся в шкафу у секретаря

Выходные документы, содержащие результаты работы системы, хранятся у начальника ОТК или поступают начальнику предприятия (для анализа работы).

Оформленные и распечатанные отчёты передаются начальнику отдела, а также передаются на производство или руководству предприятия. Далее отчёты собираются в папки, которые подписаны и отсортированы по месяцам, папки хранятся на полках в шкафу в кабинете начальника отдела технического контроля. Срок хранения папок 3-4 года.

В архиве отдела также хранятся все справочники, используемые в работе, которые хранятся постоянно в одной папке. Папка справочники хранится на стеллаже в кабинете начальника отдела.

2.3 Постановка задачи

.3.1 Характеристика задачи

.3.1.1 Назначение комплекса задачи

Функция: Автоматизация деятельности отдела технического контроля.

Объект: Отдел технического контроля на предприятии.

Задачи системы:

· Слежение за деятельностью отдела технического контроля;

· Определение эффективности работы отдела

Цели создания системы

ü уменьшить возникновение и появления дефектов или отклонений показателей качества выпускаемой продукции - на 10%;

ü повышение эффективности работы отдела технического контроля на 15%.

2.3.1.2 Перечень объектов, при управлении которыми решается комплекс задач

Комплекс задач решается начальником отдела технического контроля. Объектом управления являются типовой технологический процесс отливки чугунного тюбинга на литейном производстве завода ОАО «СибЛитМаш».

2.3.1.3 Периодичность и продолжительность решения

Периодичность и продолжительность решения комплекса задач представлена в таблице 2.7.

Таблица 2.7- Периодичность и продолжительность решения комплекса задач