В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время должностные инструкции были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует.

Должностные инструкции представляют собой подсистему по отношению к общей системе локальных нормативно-правовых актов предприятия. Эта подсистема строится в соответствии с иерархической структурой управления, принятой в конкретном предприятии и определяет структуру формальных взаимоотношений в коллективе. Кроме того, она позволяет осуществлять контроль деятельности сотрудников предприятия в соответствии со штатными должностями, за которые им выплачивается заработная плата. У каждой конкретной организации может и должна быть своя структура управления.

Ее продуманностью именно как системы, со всеми свойствами и особенностями, определяется правильность создания должностных инструкций конкретной организации. И эта конкретная структура может весьма существенно отличаться от аналогичной структуры другой, пусть и очень похожей по формальным признакам, соседней организации. Эти различия должны быть поняты и осознаны всеми сотрудниками, а особенно администрацией.

Для выполнения существующего законодательства о труде и с учетом имеющихся рекомендаций должностные инструкции должны включать в себя следующие разделы:

. общие положения, которые содержат требования к образованию и квалификации, условия назначения на должность и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, место должности в управленческой структуре и законодательную основу деятельности;

. функции, отражающие основные направления деятельности;

. должностные обязанности;

. права;

. ответственность. В данном разделе определяется, за что и какую ответственность несет сотрудник, занимающий данную должность;

. связи по должности. В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль.

Инструкция по составлению инструкций

Традиционно должностные инструкции состоит из нескольких базовых разделов.

Первый - "Общие положения". Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т.д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. Имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная позиция вообще нужна школе.

Второй раздел - "Функции". Таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти-семи: "Если больше, то, скорее всего, вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции". В должностной инструкции необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно.

Следующий, самый большой раздел - "Должностные обязанности". Лучше всего, когда они перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. С одной стороны, обязанности должны быть изложены четко и ясно. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна.

Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Например, можно указать для секретарши "прием и переадресация звонков", а можно описать, как представляться, что отвечать, если руководитель не хочет разговаривать, и т.п. Как считают консультанты, второй вариант менее предпочтителен. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы. Кроме того, нужно по возможности придерживаться единого уровня изложения и перечислять равные по значимости обязанности, чтобы, не получилось "как на колхозном собрании: пункт первый - строим коровник, пункт второй - строим коммунизм".