Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Серьезное внимание вопросам сохранности документов по личному составу уделяет Правительство Российской Федерации. В Распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р намечены пути обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Для реального осуществления данной задачи органам исполнительной власти рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений о документации по личному составу.

Документы по личному составу являются предметом пристального внимания не только для архивных работников, но и для инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить основную поддержку именно в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.

В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" необходимо сделать следующее:

. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников предприятия в соответствии с вышеуказанными Правилами.

. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись.

Приложения

Приложение 1

Утверждаю

Генеральный директор

ООО "АвтоТрансЛогистик"

Медведев /Д.И. Медведев/

"20" августа 2004 г.

Положение № 12

о должностной инструкции

. Общие положения

.1 Должностная инструкция - основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

.2 Цели разработки должностной инструкции:

) создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

) повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

) обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

.3 Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.